Come fare una fattura elettronica, tutto quello che c’è da sapere

La fattura elettronica è ormai entrata a far parte della vita quotidiana di molti imprenditori e di professionisti dei settori più diversi. L’uso della fattura digitale nel nostro Paese è diventato obbligatorio nel 2019 in relazione alle prestazioni lavorative di professionisti e imprese nel settore business to business, mentre nella pubblica amministrazione era comune già in precedenza. Per le operazioni tra partita Iva, del tipo business to business, è in vigore l’obbligo di fattura elettronica, che vale anche per le operazioni business to consumer: come avviene, per esempio, quando un professionista offre la propria consulenza a un cliente privato che non è in possesso della partita Iva.

Chi non è obbligato a ricorrere alla fattura elettronica

La legge di bilancio 2018 ha indicato quali sono i soggetti che non sono tenuti a ricorrere alla fatturazione elettronica. Rientrano in questa casistica le persone che hanno scelto il regime forfettario o il regime dei minimi, ma anche chi effettua la cessione di servizi o beni a soggetti non residenti, a prescindere dal fatto che siano CEE o extra CEE. L’esonero, tuttavia, è valido unicamente in relazione all’emissione delle fatture digitali. Diverso è il discorso per ciò che concerne la ricezione di tali fatture.

Come comportarsi

Per chiarire le idee con un esempio pratico, i soggetti che rientrano nel regime forfettario possono continuare a emettere le fatture in PDF o in formato cartaceo, ma sono comunque tenuti ad avere un indirizzo di posta elettronica certificato per la ricezione delle fatture elettroniche. Nel giro di breve tempo è previsto che la fatturazione elettronica sarà estesa a tutti e diventi uno standard da rispettare per chiunque, inclusi coloro che per ora sono esonerati.

I programmi per le fatture elettroniche

L’Agenzia delle Entrate ha previsto che i file relativi alle fatture elettroniche debbano essere compilati in formato XML: di conseguenza gli utenti sono tenuti a utilizzare software appositi che consentono di adempiere tale obbligo. L’Agenzia delle Entrate suggerisce tre differenti tipi di software, che hanno in comune il fatto di essere gratuiti: si può scegliere se usare un software desktop, che funziona anche se non si è connessi a Internet, o l’app Fatturae, disponibile sia per i tablet che per gli smartphone (la si può scaricare sia dal Google Play Store che dallo store di Apple); la terza alternativa è rappresentata dalla procedura online che si può seguire attraverso il sito web dell’Agenzia andando nella sezione denominata Fatture e Corrispettivi.

Fatture in Cloud di Teamsystem

Teamsystem mette a disposizione dei propri clienti un software per la gestione elettronica della fatturazione: si chiama Fatture in Cloud ed è la soluzione più adatta per le micro-aziende, per le start up, per i freelance, per i professionisti e per tutti gli altri soggetti che devono emettere fatture. Questo programma offre la possibilità di gestire la propria attività, anche se si è in mobilità, in maniera snella e facile: si tratta del nuovo standard italiano nel settore delle fatture digitali, con una piattaforma in cloud che consente di tenere tutti i dati al sicuro. Per i commercialisti è previsto un accesso dedicato alla contabilità che può essere importata con facilità.

Che cosa cambia tra una fattura elettronica e una fattura cartacea

Sono diversi i vantaggi che caratterizzano le fatture elettroniche e che le differenziano da quelle cartacee. Tutto si basa sul Sistema di Interscambio, attraverso il quale la fattura può essere trasmessa al cliente: esso agisce come un intermediario tra il soggetto che emette la fattura e quello che la riceve, garantendo il totale rispetto della privacy e la riservatezza dei dati. Per redigere la fattura elettronica non c’è bisogno per forza di un computer, visto che ci si può servire anche di uno smartphone o di un tablet.

Che cosa si deve fare per compilare una fattura elettronica

Dal punto di vista della compilazione, invece, non ci sono particolari differenze tra una fattura cartacea e una in formato digitale, nel senso che devono essere specificati gli stessi dati. Il vantaggio è che nel caso in cui la compilazione presenti un errore o ci sia un altro inconveniente relativo all’emissione, l’emittente ricevere dal Sistema di Interscambio la fattura come ricevuta di scarto.