Come gestire e archiviare i documenti in maniera efficace

Per il corretto funzionamento di un’azienda, è molto importante poter contare su un’efficace gestione dei documenti e dei file. È infatti importante facilitare le comunicazioni sia all’interno dell’impresa che con i soggetti esterni, ritrovandosi ad avere a che fare con una mole ingente di documenti, come contratti, fatture e file di ogni tipo. Ne vale anche della produttività, che naturalmente incide sul business che si sta conducendo. Poi è anche una questione di sicurezza, perché un’efficace protocollazione e archiviazione dei documenti comporta non solo la facilità di consultazione, ma anche la possibilità che non vadano persi dati importanti, anche a tutela della privacy e per quanto riguarda le informazioni sensibili. Ma come fare per protocollare e archiviare documenti in maniera efficace? Scopriamone di più su questo argomento.

Le soluzioni in cloud proposte da Regystrum

Regystrum è la soluzione cloud che può fare al caso nostro. Infatti questo servizio presenta un’interfaccia semplice e intuitiva. Si tratta di un document management system, ovvero un sistema di gestione documentale, che rende molto più facile e agevole la gestione di tutto ciò che riguarda il protocollo, l’archivio e la distribuzione di documenti e file. Tutto viene fatto sul cloud di Google.

Con questo software si possono assegnare protocolli e vengono create delle cartelle di archivio in maniera molto ordinata. Naturalmente per ogni documento vengono fornite informazioni importanti, come il titolo e un oggetto che indica la descrizione.

Inoltre il programma permette di ottenere un’archiviazione e una distribuzione dei documenti in maniera personalizzata, per rispondere ad ogni esigenza degli utenti.

L’attività può essere integrata in Gmail o in Calendar, in modo da ottenere anche degli avvisi e dei feedback che ci aiutano a ricordare al meglio le operazioni che non dobbiamo dimenticare.

Perché è importante per le aziende la corretta gestione dei documenti

Abbiamo già accennato alle motivazioni per cui un’azienda dovrebbe sempre tenere traccia di tutto, relativamente a quei documenti e a quei file che ne costituiscono una parte importante.

Sicuramente tutto ciò semplifica i processi e le comunicazioni tra i vari comparti dell’impresa, che possono agire con più sicurezza e con più rapidità. Infatti, utilizzando degli specifici programmi informatici di management e di gestione della documentazione, si può svolgere tutto con più comodità.

Chi sta alla base di ciascun comparto dell’azienda ha la possibilità di consultare immediatamente, in maniera piuttosto intuitiva, ciò che gli occorre.

Inoltre non bisogna dimenticare che si finisce quindi col risparmiare davvero tanto tempo e tanta fatica anche nel momento in cui si devono ricercare i documenti per una rapida consultazione.

Tutto ciò è importante anche a livello legislativo, perché non dimentichiamo che le aziende sono sottoposte anche a dei controlli. Ci sono specifiche norme al riguardo che raccomandano molte garanzie per quanto riguarda la gestione dei documenti.

Quindi è davvero fondamentale tenere traccia di tutto, soprattutto anche per ciò che concerne la protocollazione, la modifica e l’assegnazione dei vari documenti che costituiscono l’archivio di un’azienda.

Non bisogna poi dimenticare che l’archiviazione digitale rappresenta davvero una nuova frontiera, in quanto dà la possibilità di risparmiare anche sui costi e sugli spazi. Sono finiti i tempi degli enormi archivi cartacei, per cui necessitavano spazi immensi e risorse economiche da impiegare.

Adesso tutto si fa online, per assicurare una gestione molto più intuitiva. Non bisogna dimenticare, come abbiamo già ribadito, che l’archiviazione digitale dei documenti e dei file permette di rendere più facili i processi aziendali, di aumentare la produttività e quindi di ottenere guadagni maggiori rispetto al passato.

Restano a disposizione anche maggiori risorse di tipo economico per esplorare nuovi settori del mercato e per aumentare i profitti in modo da non incontrare ostacoli di sorta.