Come organizzare viaggi di gruppo per un gran numero di persone?

Organizzare un viaggio insieme ad altre persone, magari con un numero ben nutrito, non è semplice, richiede attenzione al dettaglio, una pianificazione precisa e necessità che si considerino anche le esigenze di tutti i partecipanti al fine di far vivere a tutti un’esperienza indimenticabile.

Se vuoi organizzare dei viaggi di gruppo, dovrai partire dagli alloggi, per poi passare alle visite guidate, ai trasporti, documenti e assicurazioni. Ma partiamo dall’inizio, riavvolgiamo il nastro e vediamo nel dettaglio in che modo si organizza un viaggio insieme ad altre persone.

La definizione del budget complessivo del viaggio

Prima di organizzare un viaggio bisogna capire qual è il budget di spesa massima a persona per ogni giorno di vacanza. Avere un range specifico nel quale muoverti è necessario per riuscire a effettuare le prenotazioni in modo attento e senza sforare il budget e rischiare di avere persone che poi non possano partecipare o si tirino indietro al momento del pagamento. Quindi insieme al gruppo che vuole partecipare al viaggio, valuta il budget e procedi al passo successivo!

La scelta della meta

In base al tipo di budget che è stato delineato e al numero di giorni del viaggio, potrai valutare la meta migliore. Se il budget non è molto alto dovrai delineare la vacanza verso una meta più economica, altrimenti se non ci sono limiti particolari potrai scegliere la destinazione in base a quella che risulta essere più in linea con i desideri e le esigenze di tutti i partecipanti.

Stabilire i mezzi di trasporto

Una volta scelta la meta e i giorni in cui si terrà la vacanza è necessario verificare quali sono i mezzi di trasporto più idonei a raggiungerla e agli spostamenti interni. Se la meta da raggiungere è lontana sicuramente dovrai provvedere alla prenotazione di un volo di gruppo e se l’aeroporto è lontano dovrai anche prenotare un pullman o un transfert che porti tutti i partecipanti alla zona d’imbarco. Se invece la meta è più vicina dovrai verificare quale compagnia di autobus può offrirti il prezzo migliore per portarti a destinazione e per riportare poi tutti indietro alla fine del viaggio. Infine, un’altra possibilità è scegliere di organizzare il viaggio in treno, prenotando i biglietti ferroviari per tutto il gruppo.

Scegliere le strutture dove soggiornare

Una volta decisi i mezzi di trasporto da utilizzare per portare il gruppo a destinazione bisogna scegliere e contattare le strutture nelle quale soggiornare. Bisogna scegliere hotel che siano vicini al centro e non troppo dispersi, ma anche strutture in grado di ospitare una mole di persone più elevata. Quindi devi armarti di pazienza e contattare i vari hotel e al contempo devi riuscire a verificare quello che può farti il prezzo migliore in quanto gruppo. Infatti, spesso gli hotel permettono ai gruppi di accedere a tariffe vantaggiose specie se si sceglie di viaggiare in mesi che di solito vedono una minore affluenza turistica.

Organizzazione delle visite e dei percorsi

Quando si viaggia in gruppo non è possibile scegliere dall’oggi al domani dove andare senza avere un percorso e una strutturazione delle visite precise. Quindi il consiglio è di effettuare un percorso che offra la possibilità a tutti di seguire un iter di viaggio ben preciso. Anche in questo caso è bene fare tutte le prenotazioni nei musei, castelli, strutture che bisogna visitare al fine di non avere problemi all’ingresso.

Fine dell’organizzazione

Una volta effettuate tutte le prenotazioni, scelti gli itinerari, effettuati i consueti piani per gli spostamenti dovrai ricordarti di fare un’assicurazione di viaggio e per alcuni paesi anche quella sanitaria. Inoltre, dovrai anche ricordarti di verificare che ci siano i biglietti per tutti i partecipanti, raccogliere i soldi per effettuare i dovuti pagamenti e seguire il viaggio al fine che tutto vada per il meglio.