Organizzazione aziendale: come organizzare l’azienda

Che cos’è l’organizzazione aziendale?
L’organizzazione aziendale è uno strumento molto utile all’imprenditore per programmare, incrementare la produttività, con conseguenti ricadute positive su fatturato, sviluppo e crescita dell’impresa. L’azienda come organizzazione può considerarsi come un insieme interconnesso e organico di processi, sistemi e risorse. Secondo questa visione, il processo di organizzazione aziendale consiste nel predisporre queste risorse, flussi e sistemi all’interno di una configurazione precisa e strutturata, al fine di portare avanti i programmi aziendali e realizzare gli obiettivi prefissati. L’organizzazione aziendale è, pertanto strettamente connessa alla pianificazione, come processo iniziale di definizione degli obiettivi, e ricopre un ruolo principale nei compiti del management consistente nella definizione dei mezzi con i quali tali obiettivi pianificati vengono realizzati.

Che cosa si organizza all’interno dell’azienda?
Il processo di organizzazione aziendale si concretizza, pertanto, con la definizione di una struttura organizzativa caratterizzata da obiettivi espliciti, da un sistema elaborato di regole, una struttura formale, linee di comunicazione e di autorità ben esplicitate. Gli aspetti aziendali che sono oggetto del processo di organizzazione sono diversi e di differente natura. In primis, si deve valutare l’organizzazione del personale ovvero assegnare risorse alle unità organizzative, spostarle, aumentare o diminuire il dimensionamento aziendale, valutare le figure professionali alle quali assegnare compiti di responsabilità, organizzare ruoli e mansioni.

In questo senso, organizzare non significa solo posizionare le risorse all’interno dell’azienda ma inserirle all’interno dei processi e dotarle degli strumenti e della formazione necessaria per svolgere il proprio compito in modo produttivo, a beneficio dell’intera impresa. Pertanto, assume una funzione vitale anche l’organizzazione dei carichi di lavoro, la loro suddivisione e la valutazione delle prestazioni di lavoro effettuate in rapporto agli obiettivi e alle esigenze dei clienti.
Di grande importanza è inoltre l’organizzazione del flusso informativo: organizzare la comunicazione interna e il flusso interno di informazioni contribuisce a diffondere la missione e obiettivi dell’impresa, senso di appartenenza e motivazione, favorisce la circolazione del know how migliorando le competenze dei singoli. In base all’oggetto del processo è possibile distinguere diverse le tipologie di organizzazione: i compiti, la struttura organizzativa, le persone, le informazioni e l’ambiente esterno.

Quando procedere all’organizzazione aziendale?
Posto che non c’è un momento perfetto per questo tipo di operazione, il periodo migliore per organizzare l’azienda è sicuramente l’avvio dell’azienda, in fase di startup, quando è ovviamente necessario definire il primo flusso di processi, risorse e obiettivi. Successivamente è consigliabile procedere a una rivalutazione costante dell’azienda, da svolgere in periodi prestabiliti (un anno, cinque anni…) sulla base di performance aziendali e in rapporto al raggiungimento degli obiettivi che si erano prefissati, in modo tale da identificare criticità e procedere alla riorganizzazione di conseguenza.

La riorganizzazione si presente, quindi, come un potenziale strumento correttivo in casi di crescita lenta, in stallo o assente, costi che superano i ricavi, in caso di crisi o di cambio radicali nei vertici organizzazionali dell’impresa. Ovviamente esistono tanti altri momenti e tante altre ragioni per cui l’imprenditore prende coscienza del fatto che deve essere attuata una riorganizzazione ma, in ogni caso, si sconsiglia un utilizzo troppo frequente di questo strumento che offre solitamente i suoi frutti dopo un periodo di stabilizzazione del cambiamento che ha generato. È, in ogni caso, fondamentale effettuare un’analisi preliminare dello stato dell’impresa per averne una conoscenza approfondita, oltre che della sua attività e mansioni prima di procedere con l’organizzazione.

In base a quali modelli organizzativi aziendali si può procedere?
Si distinguono vari tipi di modelli di organizzazione aziendale:

• l’organizzazione meccanicistica vede l’impresa come una macchina, formata da pezzi intercollegati (dipendenti), ognuno dei quali svolge una funzione specifica. È caratterizzata da rigide strutture fortemente centralizzate e da regole formalizzate e direttive;
• l’organizzazione organica è caratterizzata da una struttura più fluida e flessibile, che si basa su canali di interazione e comunicazione sia verticali che orizzontali in forma di rete hub. Le risorse umane svolgono una varietà di compiti differenti, si posizionano su livelli paritari o comunque molto vicini, senza rigide classificazioni del lavoro. Personalità, relazioni, mancanza di procedure e formali comunicazioni caratterizzano questa tipologia di organizzazione;
• l’organizzazione gerarchica è costituita da una struttura piramidale in cui ogni dipendente è subordinato a un altro. Questa si caratterizza da una rigida suddivisione della responsabilità e dei compiti, nonché da un flusso comunicativo e direttivo strettamente verticale. All’interno di questa tipologia di organizzazione si riconoscono chiaramente i livelli di leadership, l’autorità e il livello di responsabilità corrispondenti ad ogni gradino della piramide;
• organizzazione a matrice si costruisce attorno ad obiettivi e criticità specifici, per i quali viene messo in piedi un gruppo con un capoprogetto e componenti assegnati temporaneamente in base alle loro competenze individuali per il perseguimento dell’obiettivo o risoluzione del problema;
• organizzazione funzionale, o per funzioni, è caratterizzata da una ripartizione dei compiti sulla base del principio di specializzazione, ossia, le persone sono raggruppate per area di competenza e supervisionate da un manager funzionale o responsabile di funzione. Questa dipartimentalizzazione consente una maggiore efficienza operativa perché le risorse hanno le loro conoscenze ed esperienze specialistiche che concorrono al raggiungimento dell’obiettivo in maniera diretta e puntuale. Se di desidera saperne di più relativamente all’organizzazione funzionale è bene rivolgersi a uno specialista del settore.

Chi attua il processo di organizzazione aziendale?

I soggetti che hanno parte attiva nel processo di organizzazione aziendale possono essere diversi. Ci sono delle imprese che fanno guidare il processo ai loro manager oppure si affidano a consulenti esterni per riorganizzare gli assetti aziendali. Anche nel secondo caso, i manager e le posizioni di vertice dell’azienda devono essere coinvolti o resi edotti delle diverse prospettive di riorganizzazione poiché il compito di direzione aziendale consta anche nel saper pianificare, organizzare, controllare e apportare dei correttivi. Questo non vuol dire che i vertici aziendali non si possano rivolgere a qualcuno che conosce il settore e sa indicare loro la strada più giusta da seguire in base ad analisi del settore, dell’azienda stessa ed esperienze significative su questo campo. Anzi una collaborazione di questo tipo è sicuramente proficua per l’impresa nel suo complesso al fine di ottenere i migliori risultati, ideando e concretizzando insieme al consulente una soluzione specifica, definita su misura per la singola l’azienda.