Meeting di lavoro? Ecco come organizzarlo al meglio

Organizzare un meeting di successo

Un meeting aziendale è un’occasione per rafforzare il legame tra dipendenti e dirigenza. Lo scopo è ovviamente quello di incentivare la produttività del team, andando a motivare e ispirare tutti i membri dell’azienda, ma è altrettanto fondamentale per creare un ambiente positivo di condivisione, realismo e comunità.

Il fulcro attorno a cui ruota la necessità di organizzare un meeting può essere la presentazione di un nuovo prodotto, il raggiungimento di un traguardo nello sviluppo commerciale o cambiamenti radicali nell’aspetto dirigenziale o logistico dell’azienda.

Fare comunicazioni pubbliche e in presenza, seppur tolga tempo agli orari lavorativi, consente di rendere tutti i dipendenti più partecipi e interessati all’evento.

Esistono più tipologie di meeting, ognuna delle quali ha delle caratteristiche peculiari sotto il profilo realizzativo da prendere in considerazione per una buona riuscita dell’evento.

Conferenza stampa

Decisamente più comune all’interno delle aziende di grandi dimensioni, questo evento viene utilizzato per trasmettere informazioni rilevanti e di dominio pubblico ai dipendenti e ai media. Viene organizzata in auditorium ai quali possono accedere figure pubbliche a livello territoriale o nazionale, giornalisti accreditati e addetti stampa, dipendenti e vertici aziendali.

Lo scopo è quello di unire un fine pubblicitario a quello comunicativo, realizzando un evento che sia piacevole, leggero, interessante e con un buon ritmo. Il modo migliore per organizzarlo è quello di contattare in prima persona giornali locali e non, dando anche la possibilità di seguirlo in streaming tramite una diretta. In questo caso è fondamentale curare l’audio e la trasmissione video assicurando una qualità altissima, sinonimo di professionalità.

Riunione di lavoro

Di dimensioni molto minori e limitata a parte del personale. Lo scopo di questo meeting è quello di affrontare problemi ed elaborare strategie aziendali. Solitamente vengono organizzate all’interno di un singolo settore o di un dipartimento produttivo tra lavoratori e responsabili.

In questo caso è sufficiente preparare una presentazione o un referto completo di quelli che saranno gli argomenti di discussione, da fornire qualche giorno prima dell’incontro. Ciò favorisce la possibilità di sviluppare soluzioni ed elaborare idee da comunicare sul momento.

Feste e ricevimenti

Anniversari, traguardi importanti, record di vendite o acquisizioni. Qualunque sia la motivazione, organizzare una festa aziendale è sempre la scelta perfetta per celebrare un evento assieme ai propri dipendenti.

Ciò consente di inserire i nuovi assunti ancor più all’interno del tessuto sociale, ma anche di stringere i rapporti e creare un senso di fedeltà e appartenenza che porterà a migliorare le performance.

In situazioni del genere occorre fare di tutto perché la serata vada a buon fine. Di seguito illustreremo alcune idee per feste aziendali proficue e ben realizzate.

Quando si parla di grandi realtà è bene non risparmiare sul budget, realizzando un evento che sia all’altezza del nome. Nonostante i costi elevati, la spesa verrà recuperata stimolando un aumento della produttività. Una festa aziendale deve essere aperta a tutti: partner, figli ed eventualmente anche piccoli animali domestici. In questo modo si stimola l’inclusività dando a tutti la possibilità di partecipare.

Il cibo dovrebbe includere anche scelte vegane, vegetariane e soddisfare le necessità di chi ha particolari condizioni o allergie. Questo si può ottenere impiegando un servizio di catering che mette a disposizione anche una piccola cucina e non soltanto alimenti già pronti.

Lo scopo di questi eventi è quello di mettere dipendenti e dirigenza sullo stesso piano, senza creare divisioni e disparità. Un’ottima occasione per coloro che sono al comando dell’azienda, i quali avranno la possibilità di interfacciarsi al di fuori dell’ambito lavorativo, conoscendo a fondo le persone che formano il team e, eventualmente, utilizzare quella conoscenza per realizzare un ambiente più a misura di coloro che ci lavorano.