Come usare la Stampa Unione in Word

Quando lavoravo in agenzia, mi capitava spessissimo di dover smistare liste e liste di indirizzi, per mandare lettere, mail, pacchi…sì esatto, un lavoro molto strategico e di responsabilità… :/

Comunque, durante quelle interminabili giornate, una sola cosa riusciva a salvarmi dall’alienazione: la stampa unione, ossia quella funzionalità di Word che permette di unire 2 documenti, quello in Word contenente le informazioni fisse, che rimangono quindi invariate, e un altro, definito “Origine dati” (ad esempio una tabella Excel o un database Access) che contiene dati specifici che cambiano di volta in volta.

A me salvava la vita soprattutto nella stampa delle etichette, procedimento altrimenti noioso e lungo fino allo sfinimento.

Vediamo insieme come usare questa utilissima funzione:

• supponiamo vogliate inviare la medesima lettera a più destinatari: iniziate preparando il documento Word con il testo che volete spedire
• una volta pronto, andate su “Strumenti” quindi “Lettere e indirizzi” e, infine, “Creazione guidata Stampa Unione”
• si aprirà, sul lato destro della vostra schermata, il riquadro con la guida di Word che mostra i passaggi da seguire
• come prima cosa, dobbiamo scegliere il tipo di documento che vogliamo realizzare. Nel nostro caso, “Lettere”
• il secondo passaggio consiste, invece, nello scegliere il documento di partenza. Per noi, che abbiamo già preparato la lettera, l’opzione giusta è “Usa il documento corrente”. In alternativa, è possibile partire da un altro documento esistente oppure crearlo sulla base di un modello, scegliendo l’opzione “Inizia da un modello”
• ora dovete scegliere i destinatari della Stampa Unione, attingendo da un documento di “Origine dati” preesistente (Excel o Access ad esempio), dalla rubrica dei contatti di Outlook, oppure creare sul momento un nuovo elenco
• una volta scelto l’elenco, è possibile visualizzarlo sotto forma di tabella, per controllare l’esattezza dei dati. Quando siete sicuri della correttezza dei dati inseriti, cliccate su “OK”
• a questo punto dovrete inserire i “campi unione” sul documento Word. I campi unione non sono altro che le informazioni che il programma deve attingere dall’elenco di origine dati e inserire nel documento Word. Vi faccio un esempio pratico: se la vostra lettera inizia con “Gentile …” il compito della stampa unione sarà di sostituire un nome a quei puntini. Beh, il “Nome” è proprio il nostro campo unione. Cliccate quindi con il mouse sul punto dove volete inserire il “Nome” (dopo Gentile nel nostro caso) e poi cliccate su “Inserisci campo unione”(a destra nella barra degli strumenti): apparirà una finestra di dialogo dove voi sceglierete proprio “Nome”. In questo modo verranno selezionati tutti i nomi presenti nella colonna corrispondente della vostra “Origine dati”
• ora, sarà possibile ricontrollare tutti i record uniti e che non ci siano errori (ad esempio un cognome al posto del nome) e procedere nella creazione del documento, cliccando sul tasto “Unisci in un nuovo documento”

I campi unione vi saranno ancora più utili se volete stampare delle etichette:

• partendo dal documento word già predisposto, ossia suddiviso in riquadri che rappresentano le etichette, potete scegliere l’ordine dei campi unione (prelevati sempre da una lista di origine dati) per creare l’indirizzo: cliccate su “Inserisci campi unione” e scegliete cosa inserire e dove inserire l’informazione (ad esempio: Nome, Cognome, Indirizzo, CAP, Città, Provincia)
• ora selezionate con il mouse i campi unione che avete predisposto sul primo riquadro del vostro foglio e fate copia e incolla per tutti i restanti riquadri/etichette del documento
• ora cliccate su “Unisci in un nuovo documento” e il gioco è fatto!

Vi assicuro, è più facile a farsi che a spiegarlo, quindi provate con la creazione guidata e vi accorgerete della praticità della funzione e, soprattutto, del tempo che vi farà risparmiare!

VIDEO di Windows 10 e Office 2016 dati da excel a word