Incluso nel pacchetto Office di Microsoft, Access è ritenuto da molti troppo difficile e, perciò, trascurato a priori. In realtà, però, si rivela estremamente utile non solo in ufficio, ma anche per rispondere ad esigenze domestiche, come per esempio tenere un archivio ordinato di libri, ricette, dischi, film e quant’altro o, ancora, per organizzare e gestire la lista degli invitati ad una festa o ad un matrimonio. Per fare ciò, non serve essere maghi del computer: basta un minimo di dimestichezza con l’informatica e, ovviamente, avere Access installato sul proprio computer.
Vediamo, ora, come creare un archivio, per esempio dei libri della nostra biblioteca domestica, utilizzando Access 2003 (i passaggi rimangono pressoché gli stessi nelle altre versioni di Office).
- Avviamo Access cliccando sull’apposita icona sul desktop o, in alternativa, su Start-Tutti i programmi- Microsoft Office – Microsoft Access.
- Nel riquadro a destra, clicchiamo su Crea un nuovo file e selezioniamo Database vuoto.
- A questo punto, il programma ci richiederà di nominare il database e salvarlo sul computer: chiamiamolo, per esempio, “biblioteca” (.db è l’estensione dei file di Access) e salviamolo in Documenti, cliccando su Crea.
- Il punto di partenza è la creazione della tabella. A questo scopo, possiamo scegliere tra tre alternative: crearla in visualizzazione struttura ci consentirà di personalizzare meglio i campi che la costituiranno; ma, se state utilizzando Access per la prima volta, è meglio scegliere tra le altre due alternative, ovvero la creazione guidata o l’immissione diretta di dati. In questo caso, per velocizzare, scegliamo la creazione guidata, facendo doppio clic col tasto sinistro del mouse sull’apposita voce.
- Nella schermata successiva, selezioniamo Ambito privato e, nell’elenco a cascata che comparirà sotto, scegliamo Libri.
- Da Campi d’esempio, selezioniamo quelli che vogliamo inserire nel nostro archivio, cliccando sulla freccetta singola rivolta a destra per spostarli nella colonna vuota a destra (cliccando sulla doppia freccia, si trasferiranno tutti i campi). In caso di errore, è possibile rimuovere un campo dalla colonna di destra selezionandolo e cliccando sulla freccia singola rivolta verso sinistra. Nel nostro caso, selezioniamo: ID Libro, Titolo, Anno Copyright, Nome Editore, Pagine. Visto che manca il campo Autore, possiamo rinominare uno dei campi selezionati (per esempio, Nome Editore), selezionandolo e cliccando su Rinomina Campo.
- Finito di impostare i campi, clicchiamo su Avanti. In questa schermata, per prima cosa, sceglieremo il nome della tabella: può coincidere con quello del database o essere diverso: nel nostro caso, manterremo il nome attribuito al dabase, ovvero biblioteca.
- La seconda cosa da fare è scegliere la chiave primaria, ovvero il campo in base al quale identificheremo in maniera univoca ogni singolo record (così si chiamano le righe della tabella in Access, nonché in Excel). Visto che, nel nostro caso, più libri possono essere stati scritti dallo stesso autore, avere lo stesso titolo o essere usciti nello stesso anno, è logico che la chiave primaria del nostro archivio sarà ID Libro. Quindi, selezioniamo Chiave primaria definita dall’utente e clicchiamo su Avanti.
- Nella schermata successiva, potremo impostare ID Libro come chiave primaria e stabilire che la sequenza numerica che identificherà ciascun libro venga creata automaticamente dal sistema, selezionando la prima opzione.
- Nella schermata successiva, visto che questo post si rivolge a neofiti di Access, ci limiteremo a selezionare Immissione di dati direttamente nella tabella: vedremo in uno dei prossimi post cosa sono le maschere, come utilizzare loro e altre funzionalità di Access.
- Cliccando su Fine, arriviamo alla tabella vera e propria. Vedrete che le righe compaiono uno alla volta: quando inizierete a compilare un record, ne comparirà sotto un altro vuoto.
- Compilate tutti i record che vi servono e, una volta finito, salvate le modifiche cliccando sull’icona del dischetto nella barra degli strumenti.
Il vostro archivio è pronto: potrete arricchirlo, riordinarlo, modificarlo a piacere ogni volta che sarà necessario.
